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Come compra una grande Banca: il Monte dei Paschi di Siena

Paolo Pianigiani
(14.07.2007)

L’attività primaria delle Banche è quella di conoscere a fondo “il denaro” e le risorse finanziarie che ne derivano: è la linfa vitale che le percorre, entra ed esce dalle loro filiali come l’aria.

In passato, a fronte di una particolare condizione di protezione del sistema, i ricavi godevano di una fluttuazione limitata e il conto economico, sul versante dei costi per le necessità correnti, non richiedeva interventi esasperati. I vari centri di spesa che ne avevano la facoltà acquistavano in proprio, a fronte di un budget che, nel tempo, non subiva tagli inopinati.

Con l’avvento di una maggiore consapevolezza dei ruoli e delle responsabilità, frutto anche di un nuovo mercato che ha visto affacciarsi sulla scena nuovi competitors suggerendo la ristrutturazione dei grandi Gruppi Bancari, si è avuto un ridisegno degli Uffici Acquisti, con l’obiettivo di ottenere un maggior controllo sulle spese amministrative.
Sono nati i Centri di Acquisto, dove si concentrano le strategie per rispondere adeguatamente agli approvvigionamenti aziendali per le diversissime tipologie di prodotti, dagli immobili, all’ICT, fino all’ultimo temperamatite.

Vediamo il caso del Monte dei Paschi di Siena, Banca che ha origini molto antiche, anzi è accreditata proprio come la prima Banca del mondo, essendo stata costituita nel 1472 per volontà della Repubblica di Siena.
Fu invece il Granduca di Toscana, Ferdinando II, a darle il nome che porta nel 1624: chi affidava il proprio denaro alla Banca, aveva la garanzia statale mediante il vincolo delle rendite dei pascoli demaniali della Maremma chiamati "i Paschi".

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Fotografia di Alena Fialová

Chiediamo al Dott. Lorenzo Castellaneta, Responsabile del Settore Project & Cost Management del Servizio Costi e Acquisti di Gruppo, come si è evoluta nel tempo la modalità di acquisire servizi e beni, mobili e immobili, della Banca dove lavora.

La funzione Acquisti del Gruppo MPS ha avuto una prima definizione nel 1996, con la costituzione del Servizio Centrale Acquisti, che ha visto l’accentramento del processo acquisitivo (attività di marketing e negoziazione) in un unico ufficio, anche se limitatamente alla sola Banca MPS.

Nel 2000 è nato il Servizio Centrale Acquisti di Gruppo che ha permesso di ottimizzare la leva dei volumi, stimolando di riflesso l’omogeneizzazione dei prodotti e la comunicazione su tali argomenti fra la Capogruppo e le diverse Aziende bancarie che, unitamente alle Società di Servizi e di Prodotto, lo compongono.

Nel 2006 si è avuta una ulteriore evoluzione del Servizio, con la costituzione dell’attuale Servizio Costi e Acquisti di Gruppo, che prevede al proprio interno anche la funzione di Project & Cost Management, che coordino, per realizzare gli interventi strutturali di governo della spesa.

Chi sono i clienti interni del vostro servizio?

Attualmente, dopo la riorganizzazione della Capogruppo del 2006, abbiamo circa 40 aziende, fra banche e società controllate dal Gruppo, che affidano a noi le loro necessità di acquisto.
In particolare, le banche sono, oltre al Monte dei Paschi, la Banca Toscana, la Banca Agricola Mantovana e la MPS Banca Personale.

Nel fornirci il perimetro dei vostri numeri recenti può citarci un acquisto “particolare”?

Acquistiamo per un valore complessivo di 500 milioni di euro (anno 2006), gestendo rapporti con circa 600 fornitori.

Copriamo tutte le tipologie merceologiche che variano in funzione delle diverse esigenze, spaziando anche in acquisti originali seppur poco ricorrenti.

Ad esempio, lo scorso anno, in occasione delle Olimpiadi di Torino abbiamo acquistato servizi di assistenza, per ospiti (clienti) della nostra Società Fontanafredda di Alba coinvolta nella manifestazione in qualità di sponsor sul territorio, che comprendevano il ricorso ai servizi di hostess, trasporto, vitto, alloggio e quant’altro necessario ai servizi di accoglienza. E’ stata una esperienza nuova, complessa ma stimolante.

Qual’è la strada che deve fare una azienda per diventare vostro fornitore?

Naturalmente c’è un protocollo d’ingresso, che prevede la presentazione di alcuni documenti formali, come il bilancio dell’azienda, la visura camerale, le eventuali certificazioni, etc. Ovviamente la qualifica formale di fornitore e l’inserimento in Albo avviene quando alle positive valutazioni strutturali dell’azienda si sommano quelle di competitività economica e di affidamento rilevate dopo una prima commessa. Il nostro processo di acquisto prevede, infatti, che quando riceviamo il mandato dal Centro di Spesa competente provvediamo ad interessare, attraverso una richiesta di acquisto competitiva riferita e quel settore merceologico, i fornitori in Albo ed i nuovi potenziali. Dopo aver tabulato le proposte economiche ed aver fatto ricorso a trattativa nei confronti dei fornitori più competitivi, assegniamo la commessa. Ovviamente tutti i fornitori sono sottoposti ad un vendor rating annuale attraverso elementi di valutazione oggettivi, che attuiamo congiuntamente ai Centri di Spesa, spaziando da un accurato controllo sulla fornitura al rispetto degli accordi contrattuali fino alle performance che in chiave propositiva ed economica il fornitore offre.

Quali sono le modalità d’acquisto che stabilite con i fornitori?

Le modalità ricorrenti, oltre all’acquisto spot, sono essenzialmente: la Convenzione e l’Accordo Quadro.

Con la Convenzione si definiscono con il fornitore le condizioni di acquisto su catalogo di prodotti per i quali viene stabilito un prezzo, con l’Accordo Quadro si scende nei particolari della fornitura, precisando gli sconti per quantità e una stima complessiva annuale dei ritiri della merce.
L’Accordo Quadro può essere aperto (senza precisare tempi, volumi e importo totale della fornitura) oppure chiuso, quando si indicano i tempi e i volumi delle consegne e l’ammontare della commessa. Queste modalità non esauriscono il nostro approccio al mercato dei fornitori in quanto, nei casi in cui il mandato lo richieda, sono contemplati ricorsi ai servizi di outsourcing e di collaborazione strategica, definendo accordi di partnership quando le necessità della supply chain ne suggeriscono l’utilizzo.

Recentemente è stato inserito il termine “Costi” nel nome della vostra Funzione, ci spiega il perché?

Si tratta di un passo evolutivo e importante per noi. Per “gestione dei costi” si intende quel processo di approfondimento sul valore della spesa che richiede una maggiore profondità di intervento strutturale, sia sul versante dei bisogni interni che sulle innovative proposte del mercato. Lo strumento di misurazione è quello del Total Cost of Ownership (TCO), dove si analizzano non solo i “prezzi” dei prodotti, oggetto dell’acquisto, ma anche i costi futuri legati al suo ciclo di vita rappresentati dalla spesa sostenuta per il “processo” (di acquisto) e da quella riveniente dal costo del “possesso” (utilizzo), riferito al mantenimento in efficienza del bene o servizio acquistato.

Per una immediata percezione del TCO esemplifichiamo con l’acquisto di una autovettura: sommando il prezzo del bene ai costi aggiuntivi necessari alla formalizzazione dell’acquisto, a quelli di gestione, di manutenzione, delle tasse, etc. Tutti questi costi possono essere confrontati fra loro e rappresentare con la misurazione del TCO le diverse opportunità di spesa offerte dal mercato.

Attualmente su quale attività interna state focalizzando la Vostra attenzione?

Certamente il nostro attuale focus è sulla formazione professionale dei buyer. Infatti, la preparazione di avviamento all’attività del bancario, oltre che sul versante finanziario è dedicata a quella operativa di Filiale e la riqualificazione professionale in un buyer è certamente complessa. Il nostro mondo non ha la stessa cultura del “costo” delle omologhe strutture delle aziende industriali e, fare approvvigionamenti, seguire il processo di acquisti e realizzare saving strutturali, richiede una approfondita e costante preparazione professionale. Su tale logica, tra l’altro, abbiamo avviato un percorso interno di approfondimento sullo “stile negoziale”, convinti che anche questo sia un elemento caratterizzante della nostra attività. L’analisi interattiva, svolta tra i vari componenti del nostro Servizio, è infatti finalizzata anche ad ottimizzare la relazione “negoziale” con il nostro cliente interno e a definire gli elementi professionali (tecnici) e comportamentali (psicologici) necessari per condurre con successo la fase negoziale con i fornitori.

Concludendo, possiamo dire che per le Banche il valore dei “costi” è sempre più importante?

In passato gli Istituti Bancari non davano moltissima importanza ai loro costi; dedicando quasi tutte le energie disponibili al loro “core business”, che era quello di realizzare ricavi acquistando “denaro”, aggiungendo valore e rivendendo risorse finanziarie di vario tipo, con i margini che il mercato permetteva.

Adesso, che i margini tra costi e ricavi si sono ridotti e la competitività è cresciuta, è diventata indispensabile una gestione molto attenta delle spese che, pur nel rispetto degli interventi di investimento e innovazione qualitativa cui la Banca deve ricorrere per ottimizzare il proprio posizionamento nel sistema, ha assunto la stessa connotazione ed attenzione riservata ai ricavi.

Il Servizio Costi e Acquisti di Gruppo ha appunto questa precisa missione:

“governare la spesa, attraverso la costante rivisitazione innovativa del processo di approvvigionamento, rafforzando l’esame critico sui bisogni e sul processo di acquisto.”






Elenco delle illustrazioni

*) Libro mastro (legatura in pelle coeva con stemma familiare Borghesi) dell’Azienda (“Banco”) di Giovanni Battista Borghesi, stabilitosi a Roma nel 1522 ( il volume- di 176 carte – contiene scritturazioni dal 1523 al 1528) dopo il suo rientro da Lione.

**) Ordinazioni e Statuti del Monte di Pietà, 4 marzo 1472 (1471 secondo lo stile senese - Archivio di Stato di Siena, Consiglio generale 234, C 1 )

***) Libro “dell’entrata e dell’uscita” (libro del Camarlengo del Monte) con gli stemmi: granducale (Asburgo - Lorena); del Monte; del Camarlengo Sergardi. Frontespizio con miniatura d’ignoto senese sec. XVIII.


Paolo Pianigiani

Adaci Sezione Toscana e Umbria


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30.07.2017